Stappenplan voor het behalen van een ISO 9001/14001 of OHSAS 18001 certificaat
· GAP-analyse en projectplan
Door middel van een GAP-analyse wordt een overzicht gemaakt van de huidige situatie: waaraan voldoet u reeds, en waar dient aandacht aan geschonken te worden?
Eigenlijk kan u dit proces beschouwen als een audit van uw systeem op dezelfde wijze als een externe auditor op het eind van het proces uw systeem zal controleren.
Aan de hand van deze audit wordt een projectplan opgesteld waarin we de verschillende stappen voor de certificatie opnemen.
· Documentatiefase
We starten met het beleid: waar wil de onderneming heen? Dit is belangrijke informatie die in gedachten dient gehouden te worden gedurende het ganse traject.
Alle processen worden in samenwerking met de procesverantwoordelijken vervolgens in kaart gebracht, de nodige procedures, instructies en formulieren worden verzameld of opgemaakt indien nog niet aanwezig, en alles wordt in lijn met het managementsysteem gebracht en gebundeld tot een handboek.
· Implementatie
Elke medewerker dient zijn rol in het systeem te kennen, en de van toepassing zijnde documenten te kennen en gebruiken. Het kwaliteitssysteem begint te werken, en de eerste resultaten worden verwerkt.
· Pré-audit en certificatie
Het kwaliteitssysteem moet minstens drie maanden aantoonbaar werken alvorens u gecertificeerd kan worden. Elk proces dient tevens een interne audit ondergaan te hebben voor de externe audit.
Indien u wenst voeren wij een pre-audit uit; dit is een audit voorafgaand aan de certificatie-audit. Tijdens deze pre-audit controleren wij de implementatie van het systeem. Dit is uiteraard optioneel.
Vervolgens zal een door u gekozen certificatiebureau (BVQI, SGS, AIB Vincotte, DNV, …) de certificatie-audit uitvoeren. Indien de auditor een positief verslag uitbrengt, resulteert dit in het bekomen van het gewenste certificaat.
· Wat dan?
Periodiek (meestal jaarlijks) krijgt u een opvolgingsaudit waarin een deel van het systeem gecontroleerd wordt. Na drie jaar wordt uw systeem opnieuw volledig gecontroleerd. Het behalen van een certificaat is dus geen einddoel: het systeem dient onderhouden te worden om echt zijn nut te kunnen bewijzen. Hier kan een opvolgingssysteem zoals SQUARE natuurlijk het verschil maken tussen een geslaagde implementatie of een éénmalige inspanning die uiteindelijk geen blijvend resultaat biedt…
